Toelichting dienstenpakket
Het verzorgen en ondersteunen van het programma en de sprekers
- advisering omtrent programma en indeling
- benaderen, bevestigen en briefen van sprekers
- verzamelen presentaties en vervaardigen van algemene presentatiesheets
- afstemmen audiovisuele middelen met sprekers en/of inleiders
Het organiseren van alle interne en externe communicatie
- advisering met betrekking tot de communicatie / opstellen van communicatieplan
- advisering omtrent ontwerp uitnodiging, begeleiding productieproces
- redigeren van teksten van communicatie-uitingen
- verzending van vooraankondiging, uitnodiging en brochures
- promotie van evenement
- persberichtgeving
- communicatie via uw website
- contact met betrokken externe instanties
- coördinatie uitreiking informatie op dag zelf (informatiemap/cd-rom/USB-stick);
- opstellen evaluatieformulieren bezoekers en sponsors
De logistieke organisatie en projectleiding
- opstellen en bewaken projectplanning
- voeren van projectsecretariaat
- voorbereiden, bijwonen en verslaglegging van voortgangsbesprekingen
- opstellen gedetailleerd draaiboek voor de uitvoering van het evenement
- organisatie eindevaluatie met betrokken partijen
Het verzorgen van de locatie en catering
- selecteren locaties
- uitwerken kostenvoorstellen en advisering hieromtrent
- contacten met gekozen locatie (bevestiging, afstemming, etc.)
De sponsoring
- samenstellen sponsorpakketten
- werven en contracteren sponsors
- organisatie sponsorbijeenkomst
- samenstellen handboek sponsors
- begeleiden sponsors gedurende het hele traject
De bezoekersregistratie
- assistentie bij achterhalen adressen van potentiële deelnemers
- samenvoegen adressenbestanden
- registreren en bevestigen aanmeldingen
- vervaardigen deelnemerslijsten en -badges
De uitvoering van het evenement zelf
- totale regie en coördinatie
- ontvangst en registratie deelnemers
- ontvangst en begeleiding opdrachtgevers, sprekers, sponsors, persvertegenwoordigers
- leveren en begeleiden hostesses
- leveren en begeleiden AV regisseur
- bemanning centraal informatiepunt
De financiële administratie en afhandeling
- opstellen en bewaken van projectbegroting
- facturering deelnemers en sponsors
- controle op en betaling van facturen van leveranciers, sprekers, entertainment, etc.
- opstellen grootboekoverzicht, controle en tussentijdse rapportage met overzichten Winst- en Verliesrekening
- traject dubieuze debiteuren tot een vastgestelde datum